차량대장과 외출대장과 시간을 같이 작성하기 위한 번거로움 ... 방법이 없을까?
복지관에 10년을 넘게 근무하다 보니 차량이용 후 외출대장을 작성하는데 어려움을 겪었다.
언제부터인지는 정확하지 않지만, 예전 시감사 내용으로 차량을 이용한것에 대한 "근거"가 없다며, 관련 기록을 남겨놓을것으로 지적을 당했었다.
그날 이후 우리는 외출시 항상 외근대장을 작성하게 되었고, 외근이후 돌아와서는 차량대장시간과 외근대장시간이 동일하게 입력해야 했기에, 차량 하차시 차량대장을 카메라로 찍고 관련내용을 같이 동승한 직원들과 공유하고 그 내용을 수기로 작성해야 했었다.
이러다 보니 한번 출장가게 되면 사전 외근대장 결제를 올리고 다녀와서는 차량일지 작성, 차량일지 카메라 촬영, 그리고 촬영한 사진 카톡에 공유, 외근대장에 도착시간 수기입력 후 재결제... 그러다 보면 정말 거짓말 안하고 30분이 넘어가기도 했다.
외출대장을 없애고 싶다... 가능할까?
그러다 보니 자연스럽게 외출대장을 없에고 싶다는 생각이 들었다. 가능여부를 확인할려고 직원들과 이야기 했지만, 감사에서 나왔던 내용이기 때문에 없앨수는 없다고 한다. 그래... 아무래도 내 자비로 움직이는 기관이 아니다 보니... 차량 사용하는것에 있어서도 사적으로 이용하는 것이 아니다라는 증빙이 필요했고 이것에 대한 유일한 방안은 외근대장이었다. 어떤 목적으로 가는지 기록으로 남겨놓는데... 이게 아니면 어떻게 증명해야 하나... 마음이 아프지만 현재 내가 있는 자리가 어쩔수 없는 자리다라는 자포자기 심정이 들었다.
환경을 탓하지 말고 최대한 쉬운방향을 바꿀 궁리를 해보자.
그럼, 최대한 있는 환경에서 최대한 번거롭지 않은 방향으로 차량대장을 만들어 보자.
어떻게 하면 좋을까?
먼저 순서를 짜봤다.
1. 외근사항 발생
2. 외근에 대한 내용 상부에 구두로 보고(몇시, 목적지, 외근내용(6하원칙), 함께 동행하는 자, 이용차량)
3. 외근업무
4. 차량일지작성 (※차량탑승의 경우)
5. 외근일지작성
6. 결제
여기서 4번, 5번은 동시에 입력되었으면 좋겠다는 생각을 했다. 즉 차량일지를 작성하면 외근일지는 자동으로 연동되어 입력되도록 하면 좋겠다는 생각이 들었다.
그리고 같이 탑승한 사람들도 한사람의 차량일지 작성으로 모두 동시에 입력될 수 있게 되었으면 좋겠다고 생각했다.
이와 같은 내용을 가지고 스마트워크툴을 만들기로 했다.
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